Klimaat positief
Eco-drukwerk
MVO
Duurzame marketingWat je moet weten voordat je een digital asset management systeem kiest
Ergens in een oude mappenstructuur ligt het laatste logo van je merk. Of ligt er toch nog een verouderde versie op het bureaublad van een collega? Grote kans dat je dit herkent: bestanden verspreid over Drive, mail en usb-sticks, en niemand die precies weet welke versie de juiste is.
Dat kost tijd. Erger nog, het kost merkconsistentie. Een digital asset management systeem, of DAM systeem, brengt al je merkbestanden samen op één plek, zodat je team altijd met de juiste versie werkt.
Wat een DAM systeem eigenlijk oplost
Een DAM systeem is geen digitaal archief waar bestanden stof vergaren. Het is de plek waar je hele team, van marketing tot vestigingen en externe partners, dezelfde actuele bestanden terugvindt. Je zoekt op tag, project of merk in plaats van door tientallen mappen te klikken. Je ziet direct welke versie de laatste is. Je bepaalt zelf wie welk bestand mag inzien, downloaden of aanpassen.
Zo werkt iedereen vanuit dezelfde bron. Dat voorkomt dat een oud logo op een beursstand belandt of dat een externe partner met een verlopen huisstijlsjabloon aan de slag gaat.
Waar je op let bij het kiezen van een systeem
Opslagruimte is niet het belangrijkste criterium. Kijk eerst naar vindbaarheid: zoek je snel op tags, mappen of metadata, of klik je tien keer voordat je het juiste bestand vindt? Let daarna op rechtenbeheer. Bepaal je zelf wie een bestand mag bekijken, downloaden of gebruiken buiten je organisatie, dan houd je grip op de licenties van je beeldmateriaal.
Gebruikersrollen zijn net zo belangrijk. Stel je verschillende rollen in, bijvoorbeeld een hoofdgebruiker, een gewone gebruiker en een kijker, dan geef je per team of vestiging precies de vrijheid die past. Kijk ook naar versiekwaliteit: zie je in één oogopslag welke versie de actuele is en verdwijnen oudere versies automatisch uit het zicht? En let op gebruiksgemak, want een ingewikkeld systeem gebruikt niemand structureel, hoe compleet de functionaliteit ook is.
Wanneer een mapstructuur niet meer genoeg is
Een simpele mappenstructuur werkt goed zolang een paar mensen met dezelfde bestanden werken. Zodra je organisatie groeit, groeit het risico mee. Sturen collega’s bestanden per mail door omdat ze de laatste versie niet kunnen vinden? Werken vestigingen of partners met eigen kopieën van het logo of de huisstijl, of weet niemand meer welk beeldmateriaal nog gebruiksrechten heeft? Besteed je tijd aan het opnieuw opvragen van bestanden die al bestaan?
Herken je jezelf in een van deze situaties? Dan bespaart een DAM systeem je tijd en frustratie, geen overbodige luxe.
Wat een goed systeem je oplevert
Kies je het juiste systeem? Dan profiteert je hele team. Je vindt bestanden in seconden terug in plaats van in mappen te zoeken en je voorkomt dat teams met verlopen of verkeerde bestanden werken. Ook als meerdere partners met je beeldmateriaal werken, houd je zicht op de gebruiksrechten. Omdat iedereen dezelfde bron gebruikt, werk je makkelijker samen met vestigingen, teams en externe partners en bewaak je merkconsistentie zonder dat je zelf elk bestand moet controleren.
Dat resultaat werkt ook duurzamer. Je verstuurt minder onnodige printjes van verkeerde bestanden en je voorkomt dat verouderd drukwerk alsnog de deur uitgaat.
Wanneer een beeldbankmodule een logische volgende stap is
Delen collega’s, vestigingen en partners binnen jouw organisatie voortdurend foto’s, video’s en ander beeldmateriaal met elkaar? Dan is bestandsbeheer alleen niet meer genoeg. Je hebt dan ook controle nodig over wie welk beeld in welke resolutie downloadt en hoe lang een gebruiksrecht geldig blijft.
De beeldbankmodule binnen de brandportal van De Toekomst regelt precies dat. Je stelt al je digital assets beschikbaar aan de juiste mensen, met downloads in hoge of lage resolutie en beheer van gebruiksrechten. Zo voorkom je dat iemand per ongeluk een verkeerd of verlopen beeld opnieuw gebruikt.
Benieuwd hoe je merkassets centraal en gecontroleerd beschikbaar maakt voor je hele organisatie? Bekijk de mogelijkheden van de beeldbankmodule binnen de brandportal, of vraag een adviesgesprek aan om te bepalen welke inrichting bij jouw organisatie past.